Po co firmie technologicznej przegląd własnych praw
Wiele firm dowiaduje się o stanie swojej własności intelektualnej dopiero przy okazji due diligence przed inwestycją, sporu z byłym współpracownikiem albo rozmowy o sprzedaży udziałów. Wtedy okazuje się, że część rozwiązań nigdy nie została nigdzie zgłoszona, prawa do kodu nie przeszły na spółkę, a nazwa produktu funkcjonuje od lat bez rejestracji.
Audyt własności intelektualnej to po prostu uporządkowana odpowiedź na trzy pytania: co mamy, czy to nasze i czy jest zabezpieczone. Brzmi banalnie, ale w firmie, która przez kilka lat rosła szybciej, niż porządkowała dokumenty, każde z nich potrafi przynieść niespodzianki.
Inwentaryzacja: co właściwie mamy
Pierwszy etap to lista aktywów niematerialnych. Warto ująć w niej rozwiązania techniczne i usprawnienia wypracowane wewnętrznie, oznaczenia handlowe i nazwy produktów, wygląd wyrobów i opakowań, oprogramowanie, bazy danych, dokumentację techniczną oraz domeny internetowe.
Przy każdej pozycji odnotowuje się stan formalny: czy istnieje zgłoszenie lub rejestracja, w jakich krajach, kiedy wypada kolejna opłata i kto figuruje jako uprawniony. Ostatnia kolumna bywa najciekawsza, bo prawa nierzadko formalnie należą do wspólnika, poprzedniej spółki albo osoby fizycznej, a nie do podmiotu, który z nich korzysta.
Czy to na pewno nasze
Drugi etap dotyczy tytułu prawnego i jest najczęstszym źródłem problemów. Sytuacja wygląda inaczej w zależności od podstawy współpracy z osobą, która coś stworzyła.
W przypadku umowy o pracę przepisy przewidują rozwiązania korzystne dla pracodawcy: prawo do uzyskania patentu na wynalazek dokonany w wyniku wykonywania obowiązków ze stosunku pracy przysługuje co do zasady pracodawcy, o ile strony nie umówiły się inaczej. Podobnie majątkowe prawa autorskie do programu komputerowego stworzonego przez pracownika w ramach obowiązków przysługują pracodawcy, jeżeli umowa nie stanowi inaczej.
Przy współpracy w modelu B2B ani jedno, ani drugie nie działa automatycznie. Bez odpowiednich postanowień umownych prawa pozostają po stronie wykonawcy, a firma dysponuje w najlepszym razie licencją wywodzoną z okoliczności. Dodatkowo umowa o przeniesienie autorskich praw majątkowych wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, więc ustalenia mailowe czy zapis w treści zamówienia bywają niewystarczające.
Czy jest zabezpieczone
Trzeci etap to ocena, czy poziom ochrony odpowiada realnej wartości aktywa. Tutaj pojawia się klasyczne pytanie, czyli patent a wzór użytkowy, a obok niego decyzje o rejestracji oznaczeń i o zabezpieczeniu tego, co ma pozostać niejawne.
Warto sprawdzić kilka rzeczy naraz:
- czy rozwiązania kluczowe dla przewagi rynkowej są chronione, czy jedynie funkcjonują faktycznie,
- czy zakres terytorialny ochrony odpowiada rynkom sprzedaży, a nie planom sprzed kilku lat,
- czy terminy opłat i przedłużeń są pilnowane przez konkretną osobę lub system, a nie przypadkowo,
- czy dokumentacja poufna jest realnie zabezpieczona, bo bez tego trudno mówić o tajemnicy przedsiębiorstwa.
Jak utrzymać porządek po audycie
Jednorazowy przegląd traci wartość w ciągu kilkunastu miesięcy, jeśli nie towarzyszy mu prosta rutyna. Minimum to jeden rejestr aktywów aktualizowany przy każdym nowym produkcie, standardowe klauzule w umowach z pracownikami i podwykonawcami oraz stały punkt w procesie rozwoju produktu, w którym pada pytanie o ochronę.
Ten ostatni element jest najtańszy do wdrożenia i daje największy efekt. Decyzja o zgłoszeniu podjęta przed premierą kosztuje tyle samo co po premierze, tylko że po premierze bywa już niewykonalna.
