Likwidacja nieaktualnych dokumentów w firmie, instytucji czy organizacji to standardowa procedura związana z końcem cyklu życia dokumentu. Niszczenie materiałów można przeprowadzić na miejscu w firmie. Co jednak, kiedy proces realizowany będzie poza siedzibą podmiotu? Jak zabezpieczyć wszystkie elementy procesu niszczenia aby mieć pewność, że dane z utylizowanych dokumentów nie dostaną się w ręce osób niepowołanych?
Raz na jakiś czas warto wykonać przegląd całej firmowej dokumentacji, nie tylko papierowej, ale również tej przechowywanej na nośnikach elektronicznych. Często okazuje się, że wiele z dokumentów nie jest nam już potrzebnych, lub z różnych względów prawnych po prostu nie możemy ich dalej przechowywać. Wówczas zastanawiamy się nad tym, w jaki sposób się ich pozbyć. Dokumenty papierowe można z powodzeniem zniszczyć za pomocą niszczarki, jest to jednak dość praco- i czasochłonne, jeżeli ich ilość możemy liczyć w kilogramach. Zazwyczaj większy problem stanowią dokumenty zapisane na dyskach, ponieważ co prawda każdy plik można łatwo usunąć, jednak prawie tak samo łatwo jest go odzyskać, jeżeli zrobimy to nieumiejętnie. Na szczęście nie musimy zajmować się tym sami – z pomocą przychodzą nam tutaj profesjonalne firmy zajmujące się niszczeniem dokumentów – zarówno tych papierowych, jak i elektronicznych.
Kolejny problem pojawia się, jeżeli nagromadzonych dokumentów oraz sprzętów elektronicznych zawierających ważne, poufne i wrażliwe dane jest tak dużo, że nie jesteśmy w stanie ich samodzielnie przenieść. Jak więc zorganizować przewóz takich dokumentów tak, aby wszystko odbywało się bezpiecznie?
Pakowanie dokumentów – po pierwsze bezpieczeństwo
Niezależnie od tego, czy organizujemy przewóz dokumentów przeznaczonych do archiwizacji czy zniszczenia – powinniśmy bardzo dokładnie się do tego przygotować. Jeśli mówimy o dokumentach papierowych – warto przejrzeć wszystko, ponieważ zdarza się, że wśród tych papierów, które chcemy zniszczyć przypadkiem znajdzie się też jakiś bardzo ważny dokument. Dobrze jest do tego celu zebrać zespół kilku osób, ponieważ przeglądanie szerokiej dokumentacji jest zajęciem dość żmudnym i łatwo o pomyłki – a co kilka par oczu, to nie jedna.
Gdy już przejrzymy wszystko, łącznie z wszystkimi folderami na nośnikach elektronicznych i jesteśmy pewni, że zgromadziliśmy w jednym miejscu wszystko przeznaczone do utylizacji, pozostaje kwestia – w co zapakować dokumenty. Zaleca się do tego worki lub kartony, które można dodatkowo zafoliować dla bezpieczeństwa.
Co z wyborem przewoźnika?
Korzystając z usług firm specjalizujących się w niszczeniu dokumentów warto wybrać te, które zapewniają bezpieczny odbiór i transport dokumentów przeznaczonych do niszczenia. Warto wiedzieć, że zazwyczaj transport wkalkulowany jest w cenę całej usługi i jednocześnie zwalania zleceniodawcę od odpowiedzialności związanej z prawidłowym i bezpiecznym dostarczeniem materiałów do niszczarni.
Profesjonalne firmy niszczące dokumenty odbierają przygotowane przez zleceniodawcę materiały i wkładają do specjalnych pojemników, które następnie przewożą dedykowanymi pojazdami. Takie kontenery powinny być plombowane w obecności przedstawiciela zleceniodawcy tak, aby miał on pewność, że nikt niepowołany nie będzie miał do nich dostępu.
Czym jeszcze warto się kierować przy wyborze odpowiedniego przewoźnika? Nasza przesyłka musi pozostać pod okiem doświadczonego konwojenta. Cały transport powinien też odbywać się odpowiednio zabezpieczonym pojazdem połączonym z nawigacją GPS, by w razie czego można było łatwo zlokalizować położenie dokumentów przeznaczonych do zniszczenia.
Niszczenie dokumentów – warto postawić na bezpieczeństwo
Nie tylko przewóz czy niszczenie, ale każda kwestia dotycząca dokumentów, które mogą zawierać dane wrażliwe oraz poufne, wymaga specjalnej kontroli dotyczącej bezpieczeństwa. Dzięki odpowiedniemu przygotowaniu i zapakowaniu materiałów zyskujemy spokój o dobro naszej firmy, jej pracowników oraz klientów. Dodatkowo – wybór odpowiedniego, doświadczonego w przewozie dokumentów konwojenta daje nam pewność, że żadne informacje nie dostaną się w ręce niepowołanych osób. Warto zadbać o tę kwestię szczególnie starannie, ponieważ możemy dzięki temu uchronić się przed nieprzyjemnymi konsekwencjami wynikającymi chociażby z ustawy o ochronie danych osobowych.
Źródło: Essi – utylizacja dokumentów
