Aktualne przepisy dotyczące zasad niszczenia dokumentów obowiązują firmy działające we wszystkich sektorach gospodarki. W niektórych branżach wymagania są jednak szczególnie surowe, dlatego warto wiedzieć, jak dbać o właściwą utylizację nie tylko dokumentów papierowych, ale również innych nośników, takich jak płyty, czy karty pamięci.
Klasy tajności w niszczarkach – jaki poziom bezpieczeństwa jest wymagany?
O tym, w jaki sposób i gdzie może zostać użyta konkretna niszczarka, decyduje klasa niszczenia dokumentów, ustalana na podstawie normy DIN 66399. Wymienić możemy aż 7 poziomów, od P-1 do P7, które wskazują konkretne rodzaje cięcia, a więc to, jak drobne cząstki powstają po „przerobieniu” kartek papieru.
W przypadku standardowych biur i małych firm najczęściej stosowane są niszczarki o poziomie bezpieczeństwa P-1, który przystosowany jest do dokumentów z ogólnymi danymi, P-2 pozwalającym niszczyć dokumenty z danymi wewnętrznymi, a także P-3 – w tym przypadku mowa jest o danych wrażliwych. Jak natomiast wygląda sprawa z wyższymi poziomami? One znajdują zastosowanie w konkretnych sytuacjach oraz branżach.
Niszczarki o poziomie bezpieczeństwa P-4 – gdzie można ich używać?
Jeżeli chcesz niszczyć dokumenty zgodnie z RODO, potrzebujesz niszczarki o poziomie bezpieczeństwa minimum P-4. Przeznaczona jest ona dokumentów szczególnie poufnych, a więc zawierających na przykład dane osobowe. Z papieru powstają ścinki o powierzchni 160 mm2 i szerokości poniżej 6 mm. Oznacza to, że nie da się ich odtworzyć bez użycia nadzwyczajnych nakładów.
Gdzie niszczarki tego typu znajdują zastosowanie? Wszędzie tam, gdzie przechowywane są wspomniane dane osobowe, a więc w szkołach, czy też urzędach. Często sięgają po nie firmy, które niszczą stare kontrakty, umowy bądź strategie i nie chcą, by dotarła do nich konkurencja.
Profesjonalne niszczarki o najwyższych poziomach bezpieczeństwa
Powyższe informacje oczywiście nie wyczerpują całej listy. Wymienić można bowiem jeszcze 3 poziomy zgodne z normą DIN 66399. Czego one dotyczą?
- Poziom P-5 – zalecany jest w przypadku niszczenia dokumentów tajnych, ścinki mają powierzchnię poniżej 30 mm2 i szerokość mniejszą niż 2 mm,
- Poziom P-6 – dotyczy on dokumentów ściśle tajnych, powstające ścinki są więc jeszcze mniejsze, ponieważ ich powierzchnie nie przekracza 10 mm2, a szerokość 1 mm,
- Poziom P-7 – najwyższy, przystosowany do dokumentów szczególnie ściśle tajnych, szerokość ścinka nadal jest mniejsza niż 1 mm, natomiast powierzchnia spada do 5 mm2.
Warto zadać zatem pytanie, gdzie tak wysokie poziomy bezpieczeństwa mają zastosowanie? Wspomnieć trzeba przede wszystkim o branży mundurowej, w której wykorzystywane są dokumenty o strategicznym znaczeniu dla bezpieczeństwa kraju, a także o szpitalach, przechowujących chociażby karty leczenia pacjentów.
Wszędzie, gdzie zniszczone dokumenty nie mogą zostać odtworzone, używane są profesjonalne niszczarki dokumentów o poziomach bezpieczeństwa od P-5 do P-7. Oczywiście ich zakup wymaga niezwykle dokładnej analizy, tak aby zyskać pewność, że okażą się one odpowiednie.
Niszczenie dokumentów wrażliwych, poufnych i tajnych – zaufaj specjalistom
Żeby skorzystać z właściwej ochronnych danych, nie musisz wcale kupować drogich niszczarek i drżeć o to, czy skuteczność ich działania będzie wystarczająca, by uniknąć narażenia bezpieczeństwa firmy, klientów, pacjentów, czy innych osób. Dobrym rozwiązaniem okaże się też nawiązanie współpracy z podmiotami dla których niszczenie i utylizacja dokumentów to podstawa działalności.
Dysponują one najlepszym sprzętem na rynku, dbają także o właściwą ochronę nośników danych podczas ich transportu oraz niszczenia. Co więcej, pozostałości po tych papierach zostają przez nie we właściwy sposób zutylizowane. Wszystko to przekłada się na sprawność realizacji całego procesu, bez obawy o ewentualne komplikacje, czy też możliwość odtworzenia ważnych dokumentów.
